Kalendarz może wyglądać jak prosty wybór papierniczy, dopóki nie zaczyna się w nim planować sześciu spotkań dziennie, objazdu klientów, terminów zespołu albo kilkunastu drobnych zadań administracyjnych. Wtedy układ strony przestaje być kwestią estetyki. Kalendarz dzienny i kalendarz tygodniowy wymuszają dwa różne sposoby organizowania pracy.
Dzienny daje dużo miejsca i dobrze radzi sobie z rozpisywaniem godzin. Tygodniowy pokazuje kilka dni jednocześnie, więc szybciej ujawnia przeciążenia, puste okna oraz kolizje między zadaniami. Problem w tym, że nie ma jednego układu najlepszego dla wszystkich. Handlowiec pracujący w terenie potrzebuje czegoś innego niż manager prowadzący pięcioosobowy zespół, a jeszcze czegoś innego osoba, której dzień składa się głównie z pracy przy komputerze.
W praktyce najważniejsza jest odpowiedź na jedno pytanie: czy częściej zarządzasz godzinami konkretnego dnia, czy całym tygodniem jako pulą czasu?
Kalendarz dzienny daje kontrolę nad godzinami, tygodniowy nad obciążeniem
Typowy układ dzienny przeznacza jedną stronę na jeden dzień, czasami łączy sobotę i niedzielę na jednej stronie. Jego przewaga jest prosta: miejsca jest dużo. Można rozpisywać spotkania godzinowo, zapisywać adresy, numery telefonów, zadania dodatkowe, ustalenia po rozmowach i notatki do wykonania później.
To ważne szczególnie wtedy, gdy kalendarz jest faktycznym narzędziem pracy, a nie tylko przypomnieniem o dwóch spotkaniach.
Przy intensywnym dniu praktyczny układ może wyglądać tak:
-
8:00–9:00 – przygotowanie ofert i telefonów,
-
9:30–10:15 – spotkanie z klientem,
-
10:15–10:30 – zapisanie ustaleń i zadania po spotkaniu,
-
11:00–12:00 – kolejna rozmowa lub dojazd,
-
13:00–14:00 – prezentacja,
-
15:00–16:00 – follow-upy,
-
16:00–16:30 – przygotowanie planu następnego dnia.
W kalendarzu tygodniowym takie rozpisanie bywa trudniejsze, bo na każdy dzień przypada znacznie mniej miejsca. Zyskuje się jednak coś innego: od razu widać poniedziałek, wtorek, środę i kolejne dni. Można w kilka sekund zauważyć, że wtorek jest przeładowany, czwartek pusty, a trzy ważne zadania zostały bez realnego terminu wykonania.
To właśnie największa różnica między tymi układami.
Kalendarz dzienny odpowiada na pytanie: „co dokładnie robię dzisiaj?”
Kalendarz tygodniowy odpowiada na pytanie: „czy ten tydzień w ogóle jest dobrze zaplanowany?”
Dzienny układ ma też konkretną wadę: łatwo stracić perspektywę. Osoba, która patrzy głównie na jedną kartkę, może bardzo dokładnie zaplanować środę, a jednocześnie nie zauważyć, że na czwartek i piątek przełożyła więcej pracy, niż da się wykonać.
Tygodniowy ma odwrotny problem. Dobrze pokazuje obciążenie, ale kiedy każdego dnia pojawia się sześć spotkań, kilkanaście telefonów i seria krótkich zadań, miejsca zaczyna brakować. Efektem są strzałki, dopiski na marginesach i zadania zapisane tak drobnym pismem, że po kilku dniach sam właściciel kalendarza ma problem z ich odczytaniem.
Dlatego nie warto wybierać układu na podstawie wyglądu. Trzeba policzyć realną liczbę zdarzeń wymagających zapisania w przeciętnym dniu. Przy 2–4 głównych punktach kalendarz tygodniowy zwykle pozostaje czytelny. Przy 6–10 spotkaniach, telefonach, terminach i zadaniach dziennie przewaga układu dziennego robi się wyraźna.
Handlowiec, manager i pracownik biurowy potrzebują innej perspektywy
Dla handlowca terenowego najczęściej lepszym punktem wyjścia jest kalendarz dzienny. Powód nie sprowadza się do liczby spotkań. Każde spotkanie sprzedażowe generuje dodatkowe informacje: adres, nazwisko osoby kontaktowej, temat rozmowy, wartość potencjalnego zamówienia, termin kolejnego kontaktu czy drobną rzecz do sprawdzenia po powrocie do biura.
Do tego dochodzą przejazdy. Spotkanie zaplanowane na 11:00 i następne na 12:00 mogą wyglądać poprawnie na papierze, dopóki nie okaże się, że klientów dzieli 35 minut jazdy, trzeba znaleźć parking, a pierwsza rozmowa regularnie przeciąga się o kwadrans.
Dlatego w kalendarzu handlowca powinno być miejsce nie tylko na spotkanie, ale również na bufor czasowy. Przy rozmowach poza biurem rozsądnie jest pozostawiać minimum 15–30 minut zapasu, a przy przejazdach między miejscowościami planować według rzeczywistego czasu trasy, nie odległości w kilometrach.
Układ dzienny ułatwia również wydzielenie bloków na telefony. To lepsze rozwiązanie niż wciskanie pojedynczych rozmów między spotkania. Przykładowo 30–60 minut przeznaczone wyłącznie na follow-up pozwala zamknąć kilka tematów bez ciągłego przerywania innych zadań.
Wyjątek? Handlowiec pracujący głównie zdalnie, który ma dwa lub trzy spotkania dziennie i zarządza przede wszystkim lejkiem sprzedaży w CRM, może wygodniej funkcjonować z kalendarzem tygodniowym. Szczegóły klientów i tak powinny wtedy znajdować się w systemie takim jak HubSpot, Salesforce, Pipedrive czy Livespace, a papierowy kalendarz pełni rolę planera czasu.
U managera sytuacja jest odwrotna. Układ tygodniowy zazwyczaj daje większą wartość, ponieważ manager musi widzieć nie tylko własne spotkania, lecz także proporcję między spotkaniami a czasem potrzebnym na faktyczną pracę.
Kalendarz managera szybko wypełniają:
-
spotkania 1:1,
-
odprawy zespołu,
-
spotkania projektowe,
-
rozmowy z klientami lub innymi działami,
-
terminy decyzji,
-
zadania wymagające przygotowania,
-
bloki na analizę dokumentów i pracę bez spotkań.
Najczęstszy błąd? Zapełnienie całego kalendarza spotkaniami i pozostawienie pracy wymagającej skupienia „na później”. Później oznacza zwykle wieczór.
Widok tygodnia bezlitośnie pokazuje taki problem. Jeśli od poniedziałku do czwartku praktycznie każdy dostępny fragment dnia zajmują spotkania, nie jest to szczegół organizacyjny, tylko sygnał do zmiany sposobu pracy. W takim przypadku pierwszym ruchem powinno być usuwanie lub skracanie spotkań, a nie kupowanie kalendarza z większą liczbą rubryk.
Dobrą praktyką jest blokowanie w tygodniu przynajmniej kilku większych odcinków czasu na pracę własną. Nie muszą to być identyczne bloki każdego dnia. Chodzi o to, aby zadanie wymagające 90 minut skupienia dostało rzeczywiste 90 minut w kalendarzu, zamiast pięciu krótkich przerw po 15–20 minut.
Pracownik biurowy powinien natomiast zacząć od sprawdzenia, jak bardzo jego praca jest sterowana godzinami. Jeżeli większość dnia obejmuje zadania typu „przygotować zestawienie”, „wysłać dokumenty”, „sprawdzić faktury”, „zamknąć raport” czy „odpowiedzieć na korespondencję”, zwykle wygodniejszy będzie układ tygodniowy.
Pozwala rozłożyć obowiązki na pięć dni i nie wymusza przypisywania każdej czynności do konkretnej godziny.
Jeśli jednak stanowisko wiąże się z obsługą interesantów, dużą liczbą telefonów, rezerwacjami sal, terminami rozmów lub cyklicznymi spotkaniami, układ dzienny może być praktyczniejszy. Sama nazwa stanowiska nie rozstrzyga więc wyboru. Decyduje struktura dnia pracy.
Najlepszy układ można wybrać po tygodniu obserwacji, nie po pięciu minutach w sklepie
Przed zakupem kolejnego kalendarza warto przez pięć dni roboczych policzyć trzy rzeczy: liczbę spotkań z konkretną godziną, liczbę zadań bez konkretnej godziny oraz liczbę informacji dodatkowych, które trzeba dopisać przy poszczególnych pozycjach.
Taki prosty test daje znacznie więcej niż porównywanie okładek czy liczby stron.
Jeżeli przeciętny dzień zawiera:
-
0–3 wydarzenia godzinowe i kilka zadań – zacząłbym od kalendarza tygodniowego,
-
4–6 wydarzeń godzinowych – wybór zależy od ilości notatek i zmian w ciągu dnia,
-
7 lub więcej wydarzeń, rozmów i terminów – kalendarz dzienny będzie zazwyczaj czytelniejszy,
-
dużą liczbę spotkań połączonych z dojazdami – układ dzienny ma wyraźną przewagę,
-
mało spotkań, ale wiele terminów projektowych – lepszy jest tygodniowy.
Jest jeszcze rozwiązanie pośrednie: planowanie dwupoziomowe. Tydzień służy wtedy do ustalania priorytetów i obciążenia, a dzień do rozpisywania wykonania. Nie trzeba nawet prowadzić dwóch papierowych kalendarzy. Widok tygodniowy może znajdować się w Outlooku lub Google Calendar, a papierowy kalendarz dzienny służyć do bieżącej pracy.
To bardzo praktyczny układ dla osób, których harmonogram często się zmienia. Spotkania przenosi się w systemie cyfrowym bez skreślania połowy strony, natomiast na papier trafiają zadania wymagające skupienia, ustalenia z rozmów oraz priorytety na konkretny dzień.
Nie warto natomiast przepisywać do papierowego kalendarza wszystkiego, co już znajduje się w Outlooku, Teamsach czy Google Calendar. To podwaja pracę i tworzy dwa miejsca, które trzeba aktualizować. Jeśli spotkanie zostanie przesunięte z 11:00 na 14:00, łatwo poprawić je w telefonie i zapomnieć o papierowej wersji.
Papier powinien przechowywać przede wszystkim informacje, z którymi rzeczywiście pracuje się podczas dnia. System cyfrowy lepiej sprawdza się jako źródło aktualnych godzin spotkań, zaproszeń i zmian.
Przy wyborze fizycznego kalendarza znaczenie mają również detale konstrukcyjne. Kalendarz dzienny z oczywistych powodów jest grubszy i cięższy od tygodniowego w tym samym formacie. Model A5 noszony codziennie razem z laptopem, ładowarką i dokumentami potrafi być odczuwalnym dodatkiem do torby. Jeżeli kalendarz większość czasu leży na biurku, problem praktycznie znika. Jeśli handlowiec zabiera go na każde spotkanie, masa i grubość zaczynają mieć znaczenie.
Trzeba też uważać na zbyt mały format. Kieszonkowy kalendarz tygodniowy wygląda poręcznie, ale przy czterech lub pięciu wpisach dziennie szybko zamienia się w notatnik pełen skrótów. Dla osoby zapisującej coś więcej niż same godziny format zbliżony do A5 jest zwykle rozsądniejszym kompromisem między powierzchnią pisania a mobilnością.
Duży format ma sens przede wszystkim przy pracy stacjonarnej. Do noszenia między klientami staje się niewygodny szybciej, niż sugeruje to ekspozycja w sklepie.
FAQ – kalendarz dzienny czy tygodniowy?
Czy kalendarz dzienny jest lepszy dla osoby mającej dużo spotkań?
Najczęściej tak. Jeżeli w ciągu dnia pojawia się 6–8 spotkań, telefonów lub innych wydarzeń przypisanych do godzin, dodatkowa przestrzeń ułatwia zachowanie czytelności i wpisanie buforów między terminami.
Czy manager powinien wybierać kalendarz tygodniowy?
W większości przypadków tak, szczególnie gdy zarządza wieloma równoległymi tematami. Widok całego tygodnia pozwala szybciej wykryć przeciążenie spotkaniami i zabezpieczyć czas na pracę wymagającą skupienia.
Czy handlowcowi wystarczy kalendarz w telefonie?
Może wystarczyć, jeśli szczegóły klientów są konsekwentnie prowadzone w CRM. Papier ma przewagę wtedy, gdy podczas rozmów powstaje dużo szybkich notatek albo handlowiec potrzebuje przed sobą jednocześnie harmonogramu i miejsca na ustalenia.
Co wybrać przy pracy biurowej bez wielu spotkań?
Najczęściej kalendarz tygodniowy. Przy zadaniach rozliczanych bardziej z terminu wykonania niż konkretnej godziny możliwość zobaczenia pięciu dni jednocześnie jest cenniejsza niż rozbudowana rozpiska jednego dnia.
Czy warto prowadzić jednocześnie kalendarz papierowy i elektroniczny?
Tak, ale tylko wtedy, gdy mają różne zadania. Elektroniczny może przechowywać aktualne godziny spotkań i przypomnienia, a papierowy – priorytety, notatki oraz plan wykonania. Przepisywanie tych samych danych do obu systemów jest niepotrzebne.
Jaki błąd najczęściej popełnia się przy wyborze kalendarza?
Kupowanie układu na podstawie wyglądu zamiast realnej liczby wpisów. Ładny kalendarz tygodniowy nie sprawdzi się przy ośmiu zdarzeniach dziennie, a rozbudowany dzienny będzie niepotrzebnie ciężki i pusty u osoby mającej dwa terminy dziennie.
Decyzję zacznij od jednego tygodnia pomiaru. Policz wydarzenia przypisane do godzin, zadania bez godzin oraz ilość notatek powstających każdego dnia. Jeśli największym problemem jest brak miejsca i chaos wewnątrz dnia, wybierz układ dzienny. Jeżeli problemem jest przeciążenie jednych dni i niewłaściwe rozłożenie pracy między poniedziałkiem a piątkiem, wybierz tygodniowy. Najpierw usuń błąd polegający na dopasowywaniu pracy do kalendarza. To kalendarz ma odpowiadać rzeczywistemu rytmowi pracy.
Więcej informacji na: Zobacz więcej – https://www.iveno.pl
